Integritetspolicy

Personuppgifter hos Lilla Edets Fjärrvärme

1. Inledning – vad är personuppgifter?

Med personuppgifter avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Lilla Edets Fjärrvärme AB är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du tillhandahåller oss eller som inhämtas av oss från annan källa. Inom Lilla Edets Fjärrvärme AB behandlas alltid personuppgifter med stor respekt för den personliga integriteten. Nedan finns en beskrivning av de riktlinjer som Lilla Edets Fjärrvärme AB tillämpar, hur vi hanterar och lagrar informationen samt vilka rättigheter du har. Riktlinjerna inskränker aldrig de rättigheter som gäller enligt dataskyddsförordningen eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig:

Lilla Edets Fjärrvärme AB
Bruksvägen 40
462 54  Vänersborg
eller via e-post till info@lillaedetsfjarrvarme.se Telefon: 0520-14600

2. Insamling av personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter på följande sätt:

  • Du själv lämnar dessa till oss, exempelvis för att bli kund men också i andra situationer. Till exempel via hemsidan, på fysiska blanketter, i kontakt med kundservice eller försäljning, via e-post, brev, kontaktformulär och via inloggade tjänster.
  • Information skapas utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, förbrukar värme eller när du anmäler ett ärende till oss.
  • Hur är det med uppgifter från tex leverantörer, konsulter osv?
  • Vi kan också komma att inhämta uppgifter om dig från andra källor, så kallade tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part kan vara;
    – Kontaktuppgifter och demografisk data från offentliga källor såsom SPAR.
    – Uppgifter om kreditvärdighet från banker eller kreditvärderingsinstitut.
    – Uppgifter från våra samarbetspartners.

2.1 Lilla Edets webbplats

Vanligtvis kan  www.lillaedetsfjarrvarme.se besökas utan att personuppgifter samlas in. Vi samlar då endast in information som används för statistiska syften och besökaren förblir anonym. Exempel på sådan information är tidpunkt för besöket, hur lång tid besöket varar och vilka sidor som besöks. Lilla Edets Fjärrvärme AB använder också så kallade ”cookies” (kakor) för att funktioner och tjänster på webbplatsen ska fungera på rätt sätt.

Här kan du läsa mer om hur vi använder cookies

När du som kund besöker Lilla Edets fjärrvärmes inloggade tjänster kan besöket knytas till den inloggade personens kundnummer eller användarnamn. Detta ger Lilla Edets fjärrvärme AB möjlighet till en mer relevant och personlig kommunikation till enskilda kunder.

2.2 Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som vi samlar in är:

  • Kontaktuppgifter , Exempel är namn, adress, fastighetsbeteckning, telefonnummer, e-postadress, val av kommunikationskanal.
  • Köpinformation, det vill säga köpta produkter och tjänster, kreditvärdering betalningshistorik, kundnummer och lösenord.
  • Teknisk information, det vill säga din värmeförbrukning, , anläggningsnummer, fel- och avbrottshistorik samt typ av anslutning.
  • Serviceinformation, det vill säga korrespondens i specifika ärenden, uppgifter om köp samt eventuella klagomål eller reklamationer. Svar på kundundersökningar och återkoppling om våra varor och tjänster. I förekommande fall uppgifter lämnade i samband med tävlingar.
  • Demografisk information (från offentliga register), det vill säga ålder, kön, boendeyta, hushållskonstellation etcetera.
  • Besöksinformation på inloggade tjänster, det vill säga köp- användargenererad data, lösenord, teknisk data rörande enhet som används,  interaktionsdata (besökstid, svarstider, hur du når och lämnar tjänsten med mera).
  • Inspelad information, inspelning av samtal för kvalitetssäkring och utbildning av vår personal.

Särskilda kategorier av personuppgifter (definierat i art 9 p 1 Dataskyddsförordningen) hanteras endast i undantagsfall. För behandling av personuppgifter i dessa fall behöver vi inhämta ditt samtycke. Det finns också tillfällen då vi enligt lag är skyldiga att samla in och behandla denna typ av känsliga personuppgifter.

Upplever du informationen otydlig eller ofullständig ber vi dig kontakta Lilla Edets Fjärrvärme AB för att få fullständig information.

2.4 Ändamål och laglig grund för behandling

Vi samlar bara in personuppgifter för ändamål som har stöd i gällande dataskyddsförordning. Det vanligaste är att uppgifterna samlas in för behandling med stöd av den rättsliga grunden fullgörande av avtal. Ändamålen är till exempel:

  • ingå ett avtal med oss/bli kund
  • få en offert på ett erbjudande
  • köpa en produkt/tjänst
  • hantering av kundserviceärenden.

Med vårt berättigade intresse som grund behandlar vi data för flera ändamål, till exempel:

  • för marknadsföring och profilering, det vill säga för att kommunicera relevanta erbjudanden till våra kunder
  • för försäljning av våra och våra partners erbjudanden
  • för att skicka nyhetsbrev
  • för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster
  • för statistik och analyser.

Andra ändamål för vår behandling av personuppgifter kan ha sin legala grund i olika lagkrav, det vill säga där vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse, exempel på sådana ändamål är behandling av personuppgifter enligt bokföringslagen för fakturering eller när vi förmedlar information om ändrade avtalsvillkor.

Du kan även lämna samtycke till behandling i vissa fall då inget av ovanstående gäller. Ett lämnat samtycke är en aktiv handling från dig och detta kan återkallas. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter ytterligare för det ändamålet.
För återkallelse, tag kontakt med personuppgiftsansvarig enligt kontaktuppgifter nedan.

Vi behandlar inte personuppgifterna för ändamål som är oförenliga med det ursprungliga ändamålet. Mer information om för vilket ändamål personuppgifterna används kan även tillhandahållas när personuppgifterna lämnas, till exempel i anslutning till e-postformulär eller i avtalsvillkor.

3. Kategorier av mottagare som Lilla Edets Fjärrvärme delar dina personuppgifter med

Exempel:

Leverantörer och underleverantörer.

Beskrivning av mottagare: Leverantörer och underleverantörer är bolag som endast har rätt att behandla de personuppgifter de mottar från Lilla Edets Fjärrvärme för Lilla Edets Fjärrvärmes räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Exempel på sådana leverantörer och underleverantörer är mjukvaru- och datalagringsleverantörer, betalningsutföringsleverantörer och konsulter.

Syfte och laglig grund: Lilla Edets Fjärrvärme behöver få tillgång till tjänster och funktionalitet från andra företag som Lilla Edets Fjärrvärme inte själv kan erbjuda. Vi har ett berättigat intresse att kunna få tillgång till dessa. Vi säkerställer att den behandling det här innebär är nödvändig för att fullfölja det intresset, och att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina uppgifter behandlade för det här syftet. Du har rätt att invända mot denna behandling, på grund av omständigheter i ditt enskilda fall.

Under vissa omständigheter kan vi också komma att överlämna personuppgifter till personuppgiftsbiträden, samarbetspartners eller annan tredje part.

De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är:

  • IT-leverantörer
  • Kundserviceleverantörer
  • Säljpartners/samarbetspartners
  • Installatörer (för exempelvis solpaneler eller värmepumpar)
  • Tekniska serviceentreprenörer
  • Telemarketingbolag
  • Print- och digitala kommunikationspartners
  • Mediebyråer och reklambyråer

Överföring av personuppgifter utanför EU

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Vi ställer krav på våra underleverantörer att uppgifterna ska behandlas inom EU/EES.

4. Inhämtade personuppgifter från annan part

För nya avtal tillämpas regelmässigt kreditprövning. Sökning på och identifiering av person och adress sker genom att personnummer först skickas till SPAR (Statens postadressregister) och därefter till kreditinstitut.

För försäljning av produkter och tjänster inhämtar vi persondata från Bisnode och andra offentliga källor i syfte att hitta målgrupper för våra erbjudanden. Detta gör vi för att kunna ge erbjudanden som bäst passar mottagaren och för att i största möjliga mån undvika att skicka sådant som inte är relevant. Från Bisnode använder vi även demografisk data för analyser och statistik. Vi kan även komma att köpa personuppgifter från andra källor, främst för att hitta målgrupper för våra erbjudanden. Denna behandling grundar sig antingen på att personen, via källan har, begärt offert från eller tecknat avtal med oss alternativt lämnat sitt samtycke till källan för överföring av data till oss.

Från olika samarbetspartners får vi uppgifter om dig som du själv lämnat till samarbetspartnern och därtill godkänt överlämnandet till Lilla Edets fjärrvärme AB för att du är intresserad av att bli kund hos oss eller få en offert på något av våra erbjudanden.

5. Tillgång till personuppgifter

Endast de som behöver tillgång till personuppgifterna för att utföra överenskommen tjänst har behörighet att komma åt och hantera dessa. Vi har flera underleverantörer som hanterar personuppgifter i olika omfattning och de har samma krav på hanteringen som Lilla Edets fjärrvärme.

6. Gallring

Vi sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt. När fjärrvärmeavtalet upphört och du inte längre är kund hos oss behåller vi dina uppgifter i 36 månader. Detsamma gäller uppgifter om kontaktpersoner för våra företagskunder, leverantörer och partners..

Vissa uppgifter kan dock behöva sparas för längre tid för att uppfylla andra legala krav, till exempel bokföringslagen där vi behöver spara uppgifter i 7 år. Det finns också skäl att spara uppgifterna för längre tid om det pågår en utredning eller en tvist, även om kundförhållandet sedan tidigare har upphört, eller i fall då du köpt en produkt av oss där vi behöver spara uppgifterna för att kunna fullgöra vårt garantiåtagande.

7. Säkerhet

Vi vidtar särskilda fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas så att uppgifterna inte förloras, förstörs, manipuleras eller blir tillgängliga för obehöriga. Åtgärderna syftar till att åstadkomma en säkerhetsnivå som är tillräckligt hög med hänsyn till de tekniska möjligheter som finns. Ändringar i personuppgifterna registreras kontinuerligt för att säkerställa spårbarhet i alla förändringar som sker i informationen.

Personuppgiftsincidenter hanteras alltid enligt en intern process och anmäls i relevanta fall till Integritetsskyddsmyndigheten samt till den enskilde enligt de regler som dataskyddsförordningen föreskriver. Vid misstanke om en eventuell personuppgiftsincident – vänligen kontakta Lilla Edets fjärrvärme (se kontaktuppgifter nedan).

Har du upptäckt ett (möjligt) säkerhetsproblem? Då kan du rapportera det till Lilla Edets fjärrvärme och välja att vara anonym om du vill. Läs mer om detta via den här länken: Rapportering av säkerhetsproblem via ansvarsfull sårbarhetsredovisning.

8. Dina rättigheter

8.1 Rätt till tillgång

Var och en har rätt att få information om i vilken utsträckning uppgifter om den egna personen behandlas av Lilla Edets fjärrvärme AB. Om sådana personuppgifter finns hos Lilla Edets fjärrvärme AB får berörd person efter begäran information om vilka kategorier av personuppgifter som behandlas, varifrån dessa har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål behandlingen sker, vilken laglig grund som föreligger och till vem eller vilka uppgifterna lämnas ut. Lilla Edets fjärrvärme AB skickar svar till den folkbokföringsadress som finns registrerad hos Lilla Edets Fjärrvärme AB inom 1 månad från det att begäran inkommit.

8.2 Rätt till rättelse

Var och en har rätt att begära rättelse av sin egen kundinformation om den är felaktig eller behandlad i strid med gällande rätt.

8.3 Rätt till radering

Lilla Edets Fjärrvärme AB raderar personuppgifter då laglig grund saknas för att behålla uppgifterna. Våra kunder har rätt att omgående få sina personuppgifter raderade om något av följande gäller:

  • behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta
  • uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för
  • behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas för det ändamålet
  • informationen har inte behandlats enligt förordningen
  • du motsätter dig behandling som sker efter en intresseavvägning och de berättigade skälen inte väger tyngre än ditt intresse
  • radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

8.4 Rätt att motsätta sig automatiserat beslutsfattande

Lilla Edets fjärrvärme AB tillämpar inte automatiserat beslutsfattande inom något område för den registrerade.

8.5 Rätt till portabilitet

Var och en som har sina personuppgifter hos Lilla Edets Fjärrvärme AB har rätt att begära ut dessa uppgifter i ett allmänt använt och maskinläsbart format för exempelvis överföring till annan part. Förbrukningshistorik tillhandahålls genom export till Excel i Mina sidor.

8.6 Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Detta gäller bland annat om du anser att personuppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Under tiden som utredning pågår kan du begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas.

8.7 Rätt till invändning

Om Lilla Edets fjärrvärme AB hanterar dina personuppgifter med intresseavvägning som grund har du rätt att göra invändningar mot behandlingen. För att göra detta måste du specificera vilken behandling du invänder mot. Om vi skall kunna fortsätta med sådan behandling, måste vi visa att det finns tvingande berättigade skäl till att personuppgifterna behandlas som väger tyngre än dina intressen.

8.7.1 Marknadsföring, nyhetsbrev och profilering

När personuppgifter kan komma att behandlas för direktmarknadsföring eller nyhetsbrev anges det i samband med att personuppgifterna samlas in. Du kan när som helst anmäla att du inte vill ta emot marknadsföring från oss, genom att vända dig till vår kundservice. Du kan även begränsa i vilken kanal du vill ha vår marknadsföring (e-post, sms, brev). I alla våra e-postmeddelanden och sms finns en länk där du kan avsäga dig marknadsföring i den kanalen.

Personuppgifter kan även komma att behandlas för kundrelationshantering, exempelvis att genom urval och segmentering kommunicera målgruppsanpassade, relevanta och mer personliga erbjudanden eller för att kunna erbjuda bättre och riktad service. Som en del av detta kan profilering förekomma samt de uppgifter som vi inhämtar från offentliga register. Profileringen görs för att på ett bättre sätt kunna lämna erbjudanden och information som anpassats efter dina preferenser, köpbeteende, behov och livsstil. Du kan när som helst meddela oss att du inte vill ta del av denna typ av erbjudanden.

8.8 Rätt till ersättning

Du kan ha rätt till ersättning i vissa fall till exempel om vår hantering av dina personuppgifter har lett till skada för dig. Anspråk kan ställas direkt till Lilla Edets Fjärrvärme AB.

8.9 Länkning

Uppgifterna på denna sida gäller för Lilla Edets Fjärrvärme AB.

I de fall denna webbsida innehåller länkar till andra hemsidor gäller uppgifterna generellt inte för sådana webbsidor. Lilla Edets fjärrvärme AB svarar inte heller i övrigt för innehållet på sådana webbsidor.

8.10 Ändringar av personuppgiftspolicyn

Om det sker förändringar i Lilla Edets fjärrvärme ABs policy för hantering av personuppgifter kommer det att meddelas på denna sida. Policyn kan till exempel komma att ändras om lagstiftningen eller tillämpningen ändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal med kund gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte sker i strid med dina rättigheter enligt ovan, är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

9. Kontakt

Personuppgiftsansvarig är Lilla Edets Fjärrvärme AB, organisationsnummer 556217-8086, och kan nås via e-post på

Begäran om registerutdrag skickas till:
Lilla Edets Fjärrvärme AB
Bruksvägen 40
462 54  Vänersborg
eller via e-post till info@lillaedetsfjarrvarme.se Telefon: 0520-14600

Vi inhämtar personuppgifter från SPAR (www.statenspersonadressregister.se/), UC (www.uc.se/). Uppgift om Personuppgiftsansvarig och Dataskyddsombud hos dem finns på deras hemsidor.

10. Personuppgifter vid kamerabevakning

Vid kamerabevakning sker insamling av personuppgifter i form av bevakningsmaterial i vilket en eller flera personer kan identifieras. Det vanligaste syftet med kamerabevakning i Lilla Edets fjärrvärme är att upptäcka, utreda och förhindra brott.
Läs mer om kamerabevakning

Överklagan

Skulle du inte vara nöjd med ett beslut efter klagan hos Lilla Edets fjärrvärme AB kan du vända dig till Kundombudsmannen på Vattenfall på telefon 08-739 70 31 eller kundombudsmannen@vattenfall.com.

Kontakt med tillsynsmyndighet sker via Integritetsskyddsmyndigheten.